Корпоративные карты для юридических лиц: особенности, тарифы и условия. Как вести бухгалтерский учет операций с корпоративными картами Использование корпоративных карт в расчетах юридического лица

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

6) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

7) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

8) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством».

· получать наличные российские рубли для расчетов на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории нашей страны, а также для оплаты расходов, связанных с командировками работников по России;

· получать наличную иностранную валюту за пределами Российской Федерации для оплаты расходов по загранкомандировкам;

· осуществлять безналичную оплату расходов в российских рублях, связанных с командированием работников в пределах Российской Федерации, и в иностранной валюте - по командировкам за рубеж;

· осуществлять безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в российских рублях;

· осуществлять безналичную оплату в российских рублях расходов представительского характера на территории Российской Федерации и в иностранной валюте - за пределами России.

Отметим, что наиболее часто организации используют пластиковые карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов. Особенно сильно оценить удобство использования банковских карт можно при направлении сотрудников в служебные командировки за границу. Причем это выгодно и физическим лицам, выезжающим за рубеж (не нужно везти с собой наличные, кроме того, значительно экономится время на оформление командировки) и организациям, так как отпадает необходимость в открытии валютного счета для приобретения наличной валюты. В соответствии с Положением №23-П, при списании со счета клиента средств в российских рублях для оплаты расходов в иностранной валюте, иностранная валюта, приобретаемая банком – эмитентом за счет рублевых счетов клиента, не зачисляется на его текущий валютный счет.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее - ПБУ 10/99), является операционными расходами и учитывается по дебету счета 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы вознаграждения, удержанные банком за обслуживание специального карточного счета, учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитику существенно влияют условия выпуска и использования корпоративных карт, предлагаемых банком. Так, например, при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). Будет целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Обратите внимание!

Рассмотрим на примере, каким образом в учете организации отражаются операции с использованием расчетной корпоративной карты.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу» .

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета-фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отразит это следующими бухгалтерскими проводками:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
			Выдана под отчет работнику организации расчетная корпоративная карта для оплаты представительских расходов.
			Расчетная корпоративная карта возвращена подотчетным лицом
			Отражено получение наличных денежных средств
			Отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане
			Отражена сумма НДС со стоимости официального обеда
			Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка
			Принят к вычету НДС с услуг ресторана.

Обратите внимание!

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено пунктом 7 статьи 171 НК РФ.

Обратите внимание!

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Мы уже обращали внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Используя в своей деятельности заемные средства организация заемщик должна руководствоваться Приказом Минфина Российской Федерации от 2 августа 2001 года №60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01». В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного документа:

«16. Начисление процентов по полученным займам и кредитам организация производит в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре.

17. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров».

В бухгалтерском учете организации-заемщика, сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» .

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам (подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен статьей 269 НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается: либо равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях и 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте, либо равной величине полученной по долговым обязательствам на сопоставимых условиях.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом ().

Пример.

Торговая организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 %. Организация рассчиталась за товары, предназначенные для перепродажи с использованием данной кредитной корпоративной карты.

Перечислена банку сумма заемных средств

В рассмотренном примере банк-эмитент в соответствии с условиями договора изначально перечислил сумму кредита на специальный карточный счет клиента. Однако это не единственный вариант, который позволяет рассчитаться заемными средствами с помощью кредитной корпоративной карты.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 ГК РФ). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием кредитной карты, проводя операции, превышающие платежный лимит клиента.

При расчетах с использованием кредитных корпоративных карт следует различать как предусмотренный овердрафт, так и не предусмотренный.

Если стороны при заключении договора на выдачу и обслуживание кредитной карты предусмотрели возможность овердрафта, условия его предоставления, сроки погашения и проценты, то такой овердрафт считается предусмотренным.

Выявляется он, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в учете делается проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Однако, если, заключая договор на выдачу и обслуживание кредитной корпоративной карты, стороны не предусмотрели возможность краткосрочного кредитования при превышении платежного лимита карты, то в случае превышения платежного лимита возникает так называемый непредусмотренный овердрафт. В этом случае, банк вправе требовать с организации, допустившей непредусмотренный овердрафт, возмещение своих расходов и сумму процентов за пользование чужими средствами (статья 1017 ГК РФ). Начисление процентов за пользование чужими средствами производится в соответствии с требованиями статьи 395 ГК РФ. В соответствии с требованиями гражданского законодательства проценты за пользование неосновательно полученными денежными средствами исчисляются с момента, когда организация узнала о неосновательности их получения. То есть в момент получения выписки по счету, в которой будет отражен перерасход средств.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Прописать в учетной способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

Лимиты по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

Порядок держателями карт по израсходованным суммам;

Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

Порядок действий при утрате карты;

Виды за нарушение порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Перечень операций по карте

Вид операции	Цель расходов	Территория
		РФ	за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты		+	-
	Командировочные и расходы	+	-
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	+	-
		+	-
Наличные, снятые в с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	-	-
	Командировочные и представительские расходы	-	+

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

У кого есть право на использование корпоративных карт в компании

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

Руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.

Еще совсем недавно на большинстве предприятий для удобства ведения хозяйственной деятельности использовались чековые книги. На смену этим архаизмам пришел более современный вариант – корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц.

Карточка создана для облегчения процессов ведения бизнеса, учета расходов и финансирования рабочих нужд сотрудников

Как активировать платежный инструмент и как правильно им пользоваться?

Назначение банковского продукта

Карточка оформляется на конкретного человека, который использует поступившие на баланс средства компании и отчитывается за их использование.

Перечислим, для чего нужна корпоративная карта Сбербанка:

• оплата различных услуг и товаров для компании;
• безналичный расчет;
• оплата командировочных и расходов на представительство;
• безналичная оплата различных хозяйственных нужд компании;
• снятие наличных с этой же целью.

Карточка имеет ряд достоинств как для ИП, юрлиц и персоналу. Для владельцев бизнеса это:

• экономия времени работы бухгалтерии;
• контролирование финансовой дисциплины работников;
• удобство ведения бухгалтерской отчетности;
• контроль и организация приводит к экономии средств компании.

Выданный пластик значительно облегчает работникам некоторые аспекты в их деятельности:

• работники в любое время имеют доступ к деньгам;
• отсутствует риск транспортировки крупных денежных сумм;
• нет необходимости открывать валютный счет в зарубежных поездках – снять наличные можно в любой валюте;
• бронирование и оплата проездных билетов и гостиниц;
• отпадает необходимость персоналу привлекать собственные деньги;
• простота блокировки при потере пластика;
• простота отчетности по командировкам и тратам перед бухгалтерией.

Банковский продукт предназначен лишь для расходов, связанных с деятельностью компании

Правила пользования корпоративной картой Сбербанка

Правила пользования включают некоторые моменты по бухгалтерской отчетности:

• стоимость выпуска пластика не отразится в проводках, поскольку продукт принадлежит не предприятию, а банку;
• снятые деньги с применением пластика не проходят по кассе;
• сотрудник обязан предоставить документы, свидетельствующие о потраченных средствах: при их отсутствии сумма растраты ложится на работника;
• пластик не предназначен для выплаты зарплаты или других социальных выплат.

Тарифы

Выдача пластиков для корпораций – услуга бесплатная, но само обслуживание – платное. Сбербанк по корпоративной карте устанавливает определенные тарифы. Ежегодное обслуживание карточек MasterCard Business и Visa Business – 1200 руб., а аналогов в иностранной валюте – 50 евро или долл. США. Для этого вида платежного инструмента потребуется первоначальный взнос в двукратном размере ежегодного платежа. Для остальных пластиков размер первого взноса определяет юридическое лицо.

Вариант «Бюджетный» предусматривает как бесплатное открытие, так и обслуживание. Ежегодный платеж по пластику «Корпоративный» составляет 250 руб. на каждого держателя.

Условия пользования

К основным условиям по выпуску и эксплуатации продукта относятся:

• наличие у предприятия бизнес-счета;
• составление реестра сотрудников, пользующихся продуктом;
• указание лимитов и пополнение счета.

Как оформить корпоративную карту в Сбербанке

Заказ происходит по инициативе компании с установлением определенных лимитов

Перед тем, как провести оформление, юрлицу потребуется обратиться в отдел по обслуживанию корпоративных клиентов для открытия счета предприятия. Все оформленные карточки прикрепляются именно к этому бизнес-счету.

Стоит знать, что для любого количества пластиков понадобиться всего один счет, а необходимое количество пластика определяет сам владелец предприятия. После этого перечисляются деньги в качестве первоначального взноса.

А затем необходимо оформить заявление на выпуск карточек в нужном количестве. Данную процедуру можно осуществить как в самом отделении, так и подать заявку через интернет-банкинг. В это же время предприятие устанавливает нужные лимиты по пластикам персонала (размер лимита определяется потребностями компании) и подает данный реестр в банковское учреждение. После этого карточки будут готовы и их можно получить через несколько дней в отделении.

Как пользоваться корпоративной картой Сбербанка

При оформлении пластика на нем записываются данные пользователя и предприятия, где он работает.

Чтобы проводить все операции правильно, необходимо знать, как пользоваться подобным платежным инструментом:

• все средства, находящиеся на балансе карточки, принадлежат не ее держателю, а предприятию;
• перед использованием пластика на определенные нужды, пополняется счет предприятия и указывается номер пластика, на какую перечислены средства, и назначение (покупку материалов, для расчета с контрагентами, командировочные и т.д.);
• расчетные операции происходят как по безналичному расчету, так и при использовании наличных после снятия;
• для подтверждения правомерности трат работник представляет в бухгалтерию отчеты в качестве чеков с терминалов о снятии средств и оплате товара.

Держателям стоит помнить, что средства на карточном счету — это собственность компании

Как снять деньги

Есть одно ограничение для снятия средств с карточки – в качестве зарплаты сотрудников или на другие социальные нужды. Снять деньги с корпоративной карты Сбербанка наличными можно в любом банкомате или терминале, как на территории РФ, так и за ее пределами. При выдаче средств банком изымается комиссия. Процедура снятия отражается списанием с расчетного счета предприятия всей суммы с комиссионными. Работник в обязательном порядке предоставляет документ, подтверждающий операцию.

Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета?

Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная карта , как любая другая пластиковая банковская карта , представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. (Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863).

С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.
Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

• не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
• запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
• поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);
• в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

• экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);
• автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

• на территории РФ - в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;
• на территории иностранных государств - в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Каков порядок оформления корпоративных карт?

По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

• написать заявление на открытие счета;
• оформить карточку образцов подписей;
• подписать договор банковского счета для расчетов пооперациям с использованием корпоративных карт;
• оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

• реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
• заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
• приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"?

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

• назначение корпоративной карты;
• основания для выпуска карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
• ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

• номера карт;
• Ф.И.О. держателей;
• даты передачи и возврата карт.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт?

Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма комиссии (если имеет место);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Перечисленные реквизиты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг) (п. 3.6 Положения N 266-П).

К сведению. Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Как поступить в ситуации, когда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию? Выше было отмечено, что такие чеки прикладываются подотчетными лицами к авансовому отчету. Но сам работник - подотчетное лицо не вправе затребовать необходимый ему чек у банка. Это обусловлено тем, что клиентом банка является не работник, а организация. Следовательно, в банк за выпиской должна обратиться организация. При этом банк не имеет права отказать в выдаче выписки (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П).

Связано ли оформление корпоративных банковских карт с удержанием НДФЛ с работников и начислением страховых взносов?

Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В решении суда было отмечено, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Арбитры посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Также информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить в ПФР и ФСС, которые являются органами контроля за уплатой страховых взносов (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 118 НК РФ нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.

Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.

Классификация корпоративных карт

Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.

Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.

По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.

Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.

Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.

Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.

Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

• виды расходов средств;
• лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
• сроки отчетов за использованные средства:
• виды документов, прилагаемых к отчету;
• ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?

При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:

Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:

Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,

Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.

Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.

Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.

Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.

Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.

Расчеты корпоративными картами

Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:

• 4 000 р. - 5 000 р. на ответственных лиц;
• 40 000 р. - 50 000 р. на юрлицо.

Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:

Д 71 К 55 (51)

Услуги банка относятся на операционные расходы:

Д 91 К 55 (51)

После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:

Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС

Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам

В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.

Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:

Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.

Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:

Д 60 К 55 (51)

Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:

Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60

Учет расходов по кредиткам

Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:

Д 71 К 55 (51) на сумму платежа

Д 55 К 66 на сумму кредита

Начисление процентов за пользование кредитом:

Гашение кредита:

Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.

Сотрудник не сдал отчет

Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.

Взнос торговой выручки

Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:

Внесение средств на специальный карточный счет:

Резюме

Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.