Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы. Выявлены излишки в кассе проводка Излишки в кассе проводка

Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

Как написать объяснительную

В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

Объяснительная содержит в себе два раздела:

1. В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
2. В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет.

Выявлены излишки в кассе проводка

Внимание

Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами.

Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности.

К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы.

К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе.

Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе.
Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам.

Выявлены излишки в кассе по результатам инвентаризации проводка

Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ 50 91.1 Отражение излишков ДС в кассе 1 050 Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения.

Это делается одним из двух следующих способов:

1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку.

   При этом учитываются такие информационные документы:

• объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
• накладные от поставщиков;
• справки статистических структур и т.

Инфо

Инвентаризация кассы

В сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров должна проводиться инвентаризация кассы. При инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями № 49.

Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в которую входят представители администрации и различных служб предприятия. В комиссию включается представитель бухгалтерии, но не главный бухгалтер.
Инвентаризация кассы проводится, как правило, не реже одного раза в квартал. На предприятии издается приказ о проведении инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляются акты по форме № инв-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и по форме №инв-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
При обнаружении излишков или недостач в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Акты оформляются в 2-х экз. один из которых направляется в бухгалтерию.
Выявленные излишки денежных средств в кассе приходуются и относятся на прочие доходы (Кт сч. 91/1 «Прочие доходы»). Выявленная недостача денежных средств в кассе относится на виновное лицо (Дт сч.

Важно

Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94 - признан прочий расход в сумме недостачи.

Полиция нашла грабителя

Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя - ведь он должен будет возместить вам украденную сумму.

Запись сделайте следующую:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 - отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.

При расчете налога на прибыль действуйте так же, как и при обычной недостаче, взыскиваемой с кассира. То есть в доход и расход поставьте одну и ту же сумму.

Сотрудники банка выявили расхождения в суммах, когда принимали выручку

Бывает и такое: вы сняли кассу и передали наличные инкассаторам. А сотрудники банка открыли инкассаторскую сумку и обнаружили: по документам одна сумма, а в действительности - другая. Вы попросту ошиблись, когда пересчитывали деньги, передавая их инкассаторам.

Сданной налички оказалось больше

Если речь идет об излишках, то в бухучете отразите эти суммы как прочие доходы. В налоговом учете - это внереализационные поступления.

Выявлены излишки в кассе проводки

Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, - данные и факты.

В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ФИО руководителя и его должность;
• название документа - «Объяснительная» (без точки в конце);
• должность работника и его ФИО;
• дата создания документа и подпись сотрудника.

Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер.
Копию нужно оставить себе - это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

Штраф за излишек в кассе

При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира.

Выявлены излишки кассы проводка

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации.

Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе - рассмотрим далее.

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам.

При инвентаризации выявлены излишки денежных средств в кассе проводка

Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе.

Пересчет бланков

Недостача в кассе: проводки

Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти денежные документы ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов.

22.08.2019

Иногда в кассе хозяйствующего субъекта обнаруживаются излишки наличности. Как и в случае с , факт выявления избыточной количества наличных денег требует документального оформления, бухучета, адекватной реакции руководства.

Ведь совершение всех кассовых транзакций предприятия находится в компетенции кассира – сотрудника, с которым работодатель заключает соглашение о полной материальной ответственности.

Соответственно, учет кассы является важным аспектом хозяйственной деятельности организации.

Строгое соблюдение его правил и норм является ключевым фактором нормальной работы компании.

Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?

Излишек кассы означает, что реальная величина имеющейся наличности предприятия, подтвержденная итогами выполненной ревизии, превышает сумму наличных денег, зафиксированную в регистрах кассового учета.

Избыток наличности в компании нередко выявляется инвентаризационной комиссией по результатам кассовой проверки.

Когда подобные факты обнаруживаются, участники комиссии, осуществляющей , изучают учетную документацию.

Задачи комиссии – оформить данный факт документально, установить причины возникновения кассового излишка, определить виновника обнаруженных нарушений, корректно ликвидировать выявленное расхождение в бухучете.

Возможные причины выявленных денег

Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

Так или иначе, но данные факты можно расценивать как , что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

Определение виновника

Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

Такая бумага является официальным документом.

Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:

• Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
• Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
• ФИО, должность руководящего лица;
• наименование самой бумаги («Объяснительная»);
• ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
• дата составления бумаги, подпись составителя.

Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

Какие документы нужно оформить?

Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

• детализация результатов кассовой ревизии;
• описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
• выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

Бухгалтерский учет и оприходование — проводки

Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).

Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.

Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.

Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:

Полезное видео

Что делать, если обнаружены излишки в кассе, рассказано в данном видео:

Выводы

Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае.

Каждому сотруднику, который работает с кассой на предприятии, нужно знать, что делать с излишками в кассе, если они будут выявлены при инвентаризации во время других мероприятий по контролю и учету. Само по себе выявление излишков в кассе является достаточным основанием для вынесения административного штрафа как самому , так и предприятию. При этом есть множество особенностей и нюансов, связанных с правильным оформлением проводки в бухгалтерском учете из-за наличия излишков в кассе.

Излишки в кассе - что это, как они возникают

Под излишками в кассе подразумевается ситуация, когда на момент окончания работы с кассой в ней оказывается больше средств, чем должно быть с точки зрения имеющейся отчетности. Конечно, такая ситуация не так распространена, как , но все же иногда имеет место при осуществлении бухгалтерской деятельности на предприятии. Несмотря на то, что наличие излишков в кассе само по себе не свидетельствует о причинении какого-либо вреда предприятию, такое обстоятельство может стать основанием для проведения более глубокой налоговой проверки контролирующими органами. Кроме этого, излишки в кассе практически всегда гарантируют, что имели место какие-либо ошибки или же злоупотребление доверием со стороны работника, обслуживающего материальные ценности.

В первую очередь, всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо понимать, как именно происходит появление излишков в кассе. К наиболее распространенным случаям можно отнести следующие причины возникновения подобной ситуации:

1. Ошибка кассира и неточность в расчетах. Чаще всего причиной возникновения излишков является какая-либо ошибка в расчетах, произведенная кассиром. Несмотря на то, что формально в кассе имеется больше средств, чем должно было быть, такая ситуация все равно требует урегулирования, а также значительной работы со стороны бухгалтеров предприятия и работодателя в целом.
2. Ошибка в виде переплаты со стороны клиента. Клиенты, как и кассиры, тоже могут ошибаться при оплате услуг и товаров. Конечно, это происходит достаточно редко, но все же может быть реалистичным обоснованием для возникновения излишков в кассе предприятия, и всем участникам трудовых взаимоотношений нужно знать, что именно следует делать в подобных ситуациях.
3. Недобросовестные действия кассира и продажа товара либо услуг мимо кассы. К сожалению многих работодателей, причина возникновения излишков в кассе часто связана с наличием злого умысла у самого работника, занятого обслуживанием клиентов. Отпуская товар мимо кассы, он фактически может получать часть дохода лично сам, минуя кассу и фактически обворовывая своего работодателя.

Как можно понять из наиболее распространенных причин возникновения излишков в кассе любого субъекта хозяйствования - их наличие само по себе уже говорит о присутствии определенных проблем в рамках ведения кассовой дисциплины в компании и требует быстрого реагирования со стороны работодателя и других участников процесса ведения бизнеса. Выявить излишки в кассе может достаточно широкий спектр лиц:

• Сам сотрудник, ответственный за ведение кассы. В таком случае, работник может принять меры по устранению возникших излишков самостоятельно. Очень часто, чтобы не привлекать дополнительного внимания и не обеспечивать излишние сложности процессуального характера, кассиры просто присваивают себе излишки в кассе в итоге.
• Другие кассиры, работающие с кассой, в том числе при приеме-передаче смены. В таком случае, если новый кассир не обнаружит наличие уже фактически имевшихся излишков на момент принятия кассы, именно на него точно так же может возлагаться ответственность за допущение такой ситуации - ведь он не выполнил свои прямые должностные обязанности кассира.
• Руководитель. Непосредственный руководитель сотрудника, или же другой уполномоченный представитель работодателя и собственника могут проводить различные мероприятия по ревизии и инвентаризации имеющегося имущества, в том числе и материальных ценностей, находящихся в кассе предприятия.
• Сотрудник бухгалтерии или иных отделов во время проведения инвентаризации. Непосредственное проведение различных мероприятий по инвентаризации может помочь выявить как недостачу, так и излишки в кассе, и сотрудники, обнаружившие такую ситуацию, должны незамедлительно принять меры для устранения последствий подобных обстоятельств.
• Независимые аудиторы. Часто излишки в кассе становятся заметными и находятся только при проведении независимого аудита, что может крайне негативно сказаться на итоговых оценках и результатов всего комплекса аудиторской проверки.
• Ревизоры и представители контролирующих органов . Наличие излишков в кассе вызывает куда большие подозрения со стороны правоохранительных и контролирующих органов, чем присутствие недостачи. Ведь излишки в кассе могут свидетельствовать не только о наличии ошибки при ведении кассовых операций, но также сообщать о факте уклонения от налогов и иных незаконных действиях работников предприятия, а значит, косвенно - и собственников бизнеса.

Ответственность сотрудника за излишки в кассе - штраф, увольнение

Практически всегда сам факт обнаружения излишков в кассе предприятия уже может свидетельствовать о наличии определенной вины со стороны кассира. Вина может заключаться не только в злом умысле и сознательном совершении противоправных действий, но также в простой халатности, несоответствии занимаемой должности и бездеятельности. При этом, в отличие от недостачи, обстоятельства, которые бы исключали наличие вины работника, являются крайне маловероятными.

Формально, вина работника исключается если нарушение порядка проведения кассовых операций было связано с противоправными действиями третьих лиц, воздействием стихии и в подобных ситуациях. Однако представить даже гипотетическую ситуацию, которая могла бы привести к появлению в кассе излишков таким образом, чтобы сотрудник не был в силах на это повлиять и не должен был бы постараться предупредить такую проблему - практически невозможно.

При этом работник, допускающий наличие излишков в кассе, может быть привлечен к различным видам ответственности. В первую очередь к таковым можно отнести:

Необходимо также помнить, что окончательное решение о привлечении трудящегося к ответственности за наличие излишков в кассе компании практически во всех случаях принимает работодатель. Так, он может решить не прибегать к привлечению работника к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности, как полностью, так и частично. Однако административная ответственность за излишки в кассе, выявленная в ходе проверок и контрольных мероприятий со стороны представителей государственных органов, может подразумевать привлечение к ней сотрудника и без желания работодателя.

Что делать сотруднику при обнаружении излишков в кассе

Конечно, многих работников, которые трудятся по профессии кассира и стараются добросовестно выполнять свою работу интересует, что делать при обнаружении излишков в кассе субъекта хозяйствования. Ведь определенные ошибки могут случаться абсолютно с каждым человеком, и от совершения их никто не застрахован. Поэтому в первую очередь необходимо определиться с конкретными обстоятельствами выявления излишков.

Так, если работник сам в течение смены имеет доступ к системе учета и контроля средств в кассе предприятия, он легко может отслеживать возникновение абсолютно любых излишков и не допускать их фактического выявления кем бы то ни было. Имея доступ к подобной информации, кассир может просто изымать из кассы себе все средства, превышающие номинальный необходимый объем. Однако такие действия могут быть признаны в том числе как самовольное присвоение или хищение средств работодателя.

Если же излишки в кассе были выявлены иными лицами, сотруднику обязательно уже потребуется написать объяснительную по сложившейся ситуации и изложить свою точку зрения на возникновение излишков. При это в отличие от недостачи в кассе - работник не сможет «закрыть» спорный вопрос, просто добавив в кассу свои деньги или вернув их работодателю в судебном порядке.

Именно поэтому, с одной стороны, излишки в кассе являются более благоприятным нарушением кассовой дисциплины в сравнении с недостачей, ведь сотруднику не придется тратить значительный объем своих личных средств, когда появление излишков не было связано с какими-либо хищениями. С другой стороны - процессуальное устранение негативных последствий излишков в кассе является куда более сложным, чем в случае с недостачей. Более того, контролирующие органы куда пристальнее проверяют каждый случай возникновения излишков в сравнении с недостачами.

Как действовать работодателю если выявлены при инвентаризации излишки в кассе

Российских работодателей, руководителей, менеджеров по персоналу и работников кадрового отдела также интересует, что необходимо сделать, когда на предприятии были обнаружены излишки в кассе. Порядок действий в таком случае может выглядеть следующим образом:

Сотрудник вправе также обратиться в суд в целях защиты своих прав. Сделать это может и любой представитель работодателя. Однако судебная практика по всем делам, связанным с излишками в кассе, демонстрирует, что в подавляющем большинстве случаев суды признают законным привлечение к ответственности кассиров за формирование излишков.

Во многих случаях работодателю может быть удобно и выгодно не сообщать в полицию и контролирующие органы о наличии излишком в кассе. Это может помочь сохранить деловую репутацию и значительно снизить количество разнообразных мероприятий процессуального характера, необходимы для должного оформления излишков в кассе.

Проводки в бухгалтерском учете по излишкам в кассе

Каждый бухгалтер рано или поздно может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо будет сделать проводки по излишкам в кассе. Несмотря на то, что данный вопрос кажется изначально достаточно нетривиальным, проводки в этих ситуациях выглядят крайне просто:

• Дт 50, Кр 90 - отражение наличной выручки, выявленной по факту проведения проверки контрольно-кассового оборудования.
• Дт 50, Кр 91 - оприходование кассовых излишков в качестве иных доходов организации.

С точки зрения бухгалтерского учета и законодательства, предприятие действительно вправе считать кассовый излишек своей прибылью или относить его к своим доходам. Но не следует этому радоваться, ведь почти всегда фактическое наличие кассовых излишков уже говорит об определенных потерях - или активах компании, похищенных сотрудником, или деловой репутации, которая может ухудшиться за счет того, что клиент фактически потерял часть своих денег, а кассир этого не заметил.

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Тип расхождения	Порядок бухгалтерского учета
Излишек	Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации
Недостача в пределах норм естественной убыли	Отнесение на издержки производства или обращения (расходы)
Недостача сверх норм естественной убыли	Отнесение за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Выявлена недостача материалов в результате инвентаризации	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	10 «Материалы»
При инвентаризации выявлена недостача основных средств		01 «Основные средства»
Выявлена недостача готовой продукции при инвентаризации		43 «Готовая продукция»
Списана недостача в пределах норм естественной убыли	20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др.	94
Списана недостача ценностей сверх норм убыли при наличии виновных лиц	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Списана недостача ценностей сверх норм убыли, если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом	91-2 «Прочие расходы»